Governance tools

{ GRI 102-18, 102-16 }

Die Grundlage jeder Form nachhaltigen Wachstums bei Alperia ist ein verantwortungsvolles und werteorientiertes Management, basierend auf den 21 ethischen Richtlinien, die im Ethikkodex und den „Golden Rules“ enthalten sind, wie ethisches Verhalten, Aufrichtigkeit, Transparenz, Legalität, Rechtmäßigkeit, Unparteilichkeit, Zuverlässigkeit, Nähe, Kooperation und Dynamik fördern. Aus diesem Grund wird die Unternehmensführung innerhalb und außerhalb der Gruppe Regeln und Grundsätzen der Rechtmäßigkeit gerecht, die mit entsprechenden Instrumenten identifiziert wurden. Die Golden Rules, der Ethikkodex und der Verhaltenskodex wurden von der Direktion Human Resources in Zusammenarbeit mit den Bereichen und von den Abteilungen Internal Audit und HSE erstellt.

Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell gemäß Gv.D. 231

Das Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell gemäß Gv.D. 231/01 (Modell 231) ist die Gesamtheit der Regelungen und Organisationsverfahren zur Vermeidung von Gesetzesverletzungen gemäß Gv.D. 231/01. Alperia AG genehmigte am 29. November 2018 die aktualisierte Vollversion ihres Modells 231. Im Lauf des Jahres 2018 wurde das Modell 231 auch in den meisten von Alperia kontrollierten Gesellschaften aktualisiert. Die Modelle stehen in deutscher und italienischer Sprache stehen auf der Website der Gruppe (www.alperiagroup.eu) und im Intranet zur Verfügung. Grundlegend ist es, den Alperia Mitarbeitern den Wert des Modells 231 bewusst zu machen. Dafür wurden entsprechende E-Learning-Kurse eingerichtet. Jede Gruppengesellschaft, die ein Modell 231 umsetzt, richtete ein eigenes Aufsichtsorgan ein, dessen Aufgabe es ist, die Funktionsweise, Effizienz und Einhaltung des Modells seitens seiner Adressaten zu überwachen. Das Aufsichtsorgan tauscht sich mit allen internen Unternehmensfunktionen aus. Alle Adressaten des Modells 231 sind verpflichtet, dem Aufsichtsorgan – auch anonym – konkrete oder vermeintliche Straftaten im Sinne des Gv.D. 231/01 und/oder Verstöße gemäß dem Modell 231 mitzuteilen. 2018 sind bei Alperia AG weder Verstöße gegen das Modell 231 noch relevante Ereignisse gemäß Gv.D. 231/01 vorgefallen.

Whistleblowing

2018 wurde ein Whistleblowing-Verfahren implementiert. Dieses auf einem angelsächsischen Konzept basierende Instrument beruht auf der Überzeugung, dass in erster Linie die Mitarbeiter von etwaigen Risikosituationen (Betrug, Straftaten, Vergehen, Ordnungswidrigkeiten oder Regelverstöße seitens betriebsinterner Personen) erfahren und diese rechtzeitig melden können, bevor es zu Komplikationen kommt. Dieses Verfahren ist nun Pflicht für alle Unternehmen, die das Modell 231 implementiert haben. Alperia hat somit die Aktualisierung seines Modells 231 genehmigt und das Whistleblowing-Verfahren implementiert: Über die Cloud-Plattform e-Whistle können Mitarbeiter und Führungskräfte, die im Rahmen der ausgeübten Aufgaben von unerlaubten Handlungen und Verstößen gegen das Organisations-, Verwaltungsund Kontrollmodell gemäß Gv.D. 231/2001 oder den Ethikkodex erfahren vertrauliche Meldungen machen. Jede Meldung ist mit einer Kennnummer verknüpft. Die Identität der meldenden Person wird nur auf ausdrückliche Anfrage der Staatsanwaltschaft preisgegeben, sofern Ermittlungen/Untersuchungen durchgeführt werden. Die Meldungen können nicht anonym gemacht werden, denn gemäß den Rechtsvorschriften muss die meldende Person, sollte sich die Meldung als unbegründet erweisen, mit einer Sanktion belegt werden. Die Meldungen werden vom zuständigen Aufsichtsorgan bearbeitet. 2018 sind beim Aufsichtsorgan keine Meldungen über diesen neuen Kanal eingegangen.

Anti-Korruptionsmaßnahmen

Alperia entwickelt Initiativen zur Vermeidung von Betrugsdelikten gegenüber dem Staat und der öffentlichen Verwaltung, der Anstiftung zur Gewährung oder des Versprechens von Vorteilen, von Amtsmissbrauch und Korruptionsdelikten, nicht nur gegenüber der öffentlichen Verwaltung, sondern auch gegenüber Privatpersonen. Die Einhaltung der Gesetze und die Bekämpfung von Korruption sind im Ethikkodex der Gruppe klar definiert und drücken sich in den festgelegten Praktiken und die betrieblichen Vorgehensweisen aus. Das wichtigste Instrument zur Korruptionsprävention besteht aus dem Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodell gemäß Gv.D. 231/01 (Modell 231) von Alperia AG und aus den Modellen 231 der einzelnen Gesellschaften.

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Ethikkodex

Alperia hat einen Ethikkodex umgesetzt, mit dem allen, die mit und in den zu Alperia gehörenden Gesellschaften arbeiten, die gesammelten Werte, Grundsätze und Regeln zur Kenntnis gebracht werden sollen, auf denen die Verhaltensweisen und Tätigkeiten der Unternehmensgruppe beruhen. Der Ethikkodex ist ein wesentlicher Bestandteil des Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodells gemäß Gv.D. 231/2001. Die Bestimmungen des Ethikkodex der Gruppe richten sich ausnahmslos an die Verwalter und Beschäftigten der Gruppengesellschaften sowie an all diejenigen, die in irgendeiner Hinsicht mit diesen zusammenarbeiten und verpflichtet sind, sich gemäß den allgemeinen Grundsätzen des Ethikkodex zu verhalten. Vorbehalten bleibt dabei die Einhaltung der religiösen, kulturellen und sozialen Besonderheiten. Die im Ethikkodex enthaltenen Bestimmungen definieren das Verhalten, zu dem das betriebsinterne Personal verpflichtet ist, auch im Einklang mit den Regeln der ordentlichen Sorgfalt, an welche sich die Arbeitnehmer zu halten haben und die von den arbeitsrechtlichen Vorschriften geregelt sind. Die Alperia Gruppe verpflichtet sich, auch von den Personen, mit denen sie in Bezug auf das Erreichen ihrer Ziele in Kontakt tritt, die Einhaltung der Grundsätze des Ethikkodex zu verlangen. Unter keinen Umständen darf das Erreichen des Interesses der Alperia Gruppe als Rechtfertigung für ein gegen den Ethikkodex und die geltenden gesetzlichen Bestimmungen verstoßendes Verhalten herangezogen werden. Für die Überwachung und die Anwendung des Ethikkodex der Gruppe zu überwachen, ist das Aufsichtsorgan von Alperia AG zuständig. Dieses wurde gemäß den Vorgaben des Organisations-, Verwaltungs- und Kontrollmodells zur Vermeidung von Straftaten laut Gv.D. 231/2001 und der verbundenen Rechtsvorschriften eingerichtet. Es spricht sich entsprechend mit den Aufsichtsorganen, die bei jeder Alperia Gruppengesellschaft eingerichtet sind, sowie den Unternehmensfunktionen, die für die korrekte Umsetzung und angemessene Kontrolle der im Ethikkodex enthaltenen Grundsätze zuständig sind, ab. Der Ethikkodex ist im Intranet-Portal des Unternehmens und auf der institutionellen Alperia-Website (www.alperiagroup.eu) einsehbar.

Golden Rules und Disziplinarkodex {GRI 102-16}

Wer bei Alperia tätig ist, teilt dessen Werte und Vision. Dafür wurden im Rahmen einer Reihe von Workshops, an denen das gesamte Management der Gruppe teilnahm, die zehn „Golden Rules“ festgelegt, an welche sich jeder Mitarbeiter zu halten hat. Es handelt sich um zehn Regeln, die an jedem Standort des Unternehmens aushängen, und anhand derer es möglich ist, ein positives und durch Gleichbehandlung geprägtes Umfeld zu schaffen, in dem alle Mitarbeiter verantwortungsvoll und gemäß ihren individuellen Fähigkeiten ihren Beitrag leisten können. Das gesamte Personal ist zudem auch zur Einhaltung des Disziplinarkodex verpflichtet, der die Pflichten der Mitarbeiter bei der Ausübung ihrer beruflichen Tätigkeit sowie die betriebsinternen Vorschriften und Bestimmungen festlegt. Die Mitarbeiter dürfen demnach ihre Position weder ausnutzen (weder während noch außerhalb der Arbeitszeiten), um Tätigkeiten für Konkurrenzunternehmen oder solche, die nicht mit dem Unternehmen vereinbar sind – dies gilt vor allem bei Gewinnerzielungsabsicht – abzuwickeln, noch Geschenke oder Vergütungen jedweder Art annehmen. Beide Dokumente können auf der Intranetseite der Gruppe in deutscher und italienischer Sprache eingesehen werden.